Privacyverklaring

123Notaris verwerkt bij haar uiteenlopende juridische diensten diverse persoonsgegevens. Daar willen wij zorgvuldig mee omgaan. Via deze verklaring informeren wij u over hoe wij dat doen.

Introductie

In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, waarvoor wij dit doen en hoe lang uw persoonsgegevens bewaard worden. Tevens kunt u lezen hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen, welke rechten u als betrokkene heeft en hoe u contact met ons kunt opnemen.

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
  • of voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het uitvoeren van een opdracht.

Verwerking persoonsgegevens

123Notaris verwerkt persoonsgegevens. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst en het doel van de verwerking van de betreffende persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen onder meer zijn: uw NAW-gegevens, uw bankrekeningnummer, uw geslacht, uw geboortedatum en geboorteplaats. Deze gegevens zullen veelal door u zelf aan ons worden verstrekt.

In beginsel verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en verwerken wij geen BSN nummer. Een BSN nummer verwerken wij alleen als daar een wettelijke grondslag voor is.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens kan bijvoorbeeld zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Handelsregister en het Kadaster;
  • Een adviseur in verband met een overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • Accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan u één van de partijen bent;
  • Schenker;
  • Basisregistraties Personen (BRP);
  • Onze opdrachtgever.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt dan degene die in deze privacyverklaring worden genoemd.

Doel gegevensverwerking

123Notaris verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van onze juridische dienstverlening, waaronder in ieder geval begrepen advisering, ondersteuning, bijstand in procedures;
  • u in de gelegenheid stellen om informatie te plaatsen en uit te wisselen met ons;
  • het contact opnemen met u in het kader van de uitvoering van onze dienstverlening, aanbiedingen en voor servicedoeleinden en om u te informeren over wijzigingen van onze producten en/of diensten;
  • het analyseren, verbeteren, beveiligen en/of onderhouden van onze website(s) en technische systemen;
  • het voldoen aan de op onze rustende wettelijke verplichtingen;
  • het uitvoeren van marktonderzoek en samenstellen van managementinformatie om onze (bedrijfs-)strategie, producten en diensten op af stemmen;
  • het afhandelen van uw sollicitatie of inschrijving voor een recruitment event;
  • het beheren van een register om na te gaan of een nieuwe klant die zich aanmeldt in het verleden niet heeft voldaan aan zijn (betalings)verplichtingen bij ons kantoor;
  • het aanbieden en/of verzenden van onze producten en diensten, en/of andere (gerichte) aanbiedingen en advertenties dan wel het onderhouden van contacten met relaties.

Aanvullende informatie rondom persoonsgegevens bij notariële akten of notariële werkzaamheden

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt;
  • De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren;
  • Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat;
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster;
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan;
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn: uw NAW-gegevens, uw geslacht, uw Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan, uw geboortedatum en geboorteplaats, uw burgerlijke staat, de persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te voeren (bijvoorbeeld aan een derde partij die werkzaamheden ten behoeve van de uit te voeren opdracht verricht). Een en ander gebeurt binnen de kaders van deze privacyverklaring.
Mocht er sprake zijn van het doorgeven van persoonsgegevens aan een derde partij, dan is deze derde partij zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom privacy. Ons kantoor is niet aansprakelijk voor de behandeling van persoonsgegevens door deze derde partij. Uiteraard zal ons kantoor ingeval van verwerking van persoonsgegevens met behulp van derden met die derden verwerkersovereenkomsten sluiten teneinde aan de verplichtingen van de AVG te voldoen.
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet opgeslagen buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Voor wat betreft de notariële werkzaamheden geldt aanvullend dat ons kantoor, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, persoonsgegevens verstrekt aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij worden verwerkt.
Hoe lang uw persoonsgegevens worden bewaard hangt dus af van het doel waarvoor zij zijn verzamelt. Zo bestaan er wettelijke verplichtingen tot het bewaren van uw persoonsgegevens (zoals de fiscale bewaarplicht) of is het nodig uw gegevens te bewaren ten behoeve van het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet ter voorkoming Witwassing en Financiering Terrorisme kunnen van toepassing zijn.
Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard.

Cookies

Deze website maakt gebruik van cookies. We gebruiken cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan ze heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services.

Via de cookieverklaring op onze website kunt u uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

123Notaris neemt de bescherming van uw (persoons)gegevens serieus. Wij nemen passende technische- en organisatorische maatregelen om iedere vorm van misbruik, verlies, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet voldoende worden beschermd of aanwijzingen heeft van misbruik of anderszins, neemt u dan contact met ons op.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Na een beoordeling door ons kantoor kan dit verzoek al naar gelang de omstandigheden wel of niet gehonoreerd worden.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Niet in alle gevallen hoeven wij aan uw verzoek te voldoen of uw bezwaar te honoreren. Daar kan bijvoorbeeld sprake van zijn indien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. U kunt uw verzoek of bezwaar schriftelijk (per post of per e-mail) bij ons indienen. Wij zullen er zorg voor dragen zo snel mogelijk schriftelijk (waaronder via e-mail) te reageren op uw verzoek. Indien wij uw verzoek niet honoreren, zullen wij u mededelen waarom wij dat niet doen.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Onze contactgegevens
Naam kantoor: 123Notaris
Adres: Hengelosestraat 571
Postcode / Plaats: 5721 AG Enschede
Contactpersoon: I.K.M. Hoffmann / A. ten Vergert
E-mailadres: privacy-compliance@damste.nl

Klachten
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via privacy-compliance@damste.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring dateert van 19 september 2018. Het is niet ondenkbaar dat onze privacyverklaring in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. Wij kunnen deze privacyverklaring eenzijdig wijzigen. Indien er substantiële wijzigingen in de privacyverklaring plaatsvinden, dan worden deze op een duidelijke manier op deze pagina gecommuniceerd.